哈尔滨工程大学学生公派出国（境）管理规定（试行）
第一章 总则
第一条 为进一步规范我校学生公派出国（境）事宜的办理程序，提高工作效率，根据上级有关规定，结合学校实际，特制定本规定。
第二条 本规定适用于在哈尔滨工程大学注册，具有中华人民共和国国籍，因需要办理公派出国（境）手续并需保留学校学籍的各类学生，包括国家公派和单位公派两类：
国家公派出国（境）学生是指得到国家留学基金资助、互换的国外奖学金、各种项目奖学金等多种资助方式出国（境）留学的人员，包括攻读学位和联合培养，以及国家组织的其他项目派出的学生。
单位公派出国（境）学生是指参与学校校际交流项目的学生、学校自筹资金资助的出国（境）学生、经学校批准参加国际学术会议（竞赛）、进行合作科研或短期出国（境）考察访问学生、院系交流项目的交流学生。
第三条 本规定所称出国（境）从时间上可分为短期和长期。出国（境）在1个月（含）以内的，为短期出国（境）；出国（境）达到 1个月以上的，为长期出国（境）。
第二章 职责分工
第四条 学校国际交流与合作处暨港澳台事务办公室（以下简称“国际处”）是我校学生公派出国（境）工作的归口管理部门，包括协调和对外联络，会同有关部门发布相关通知，出具签证用证明材料，并进行全校学生公派出国（境）情况统计等。
第五条 教务处负责“优秀本科生国际交流项目”和“校际交换项目”本科生的选拔，长短期出国（境）本科生的学籍处理，交流生学分互认与成绩认定。
第六条 研究生院负责“国家建设高水平大学公派研究生项目”和“校际交换项目”研究生的选拔，长短期出国（境）研究生的学籍处理、学分互认与成绩认定。
第七条 各院系根据项目需要负责对本单位的申请学生进行选拔和内部公示等工作，负责确定涉密、内控学生身份，并办理获批准学生的本单位内请假、审批和返校后报到注册、本单位学生出国（境）情况统计等工作。
第八条 学生工作处负责学生的政治审查，以及学生短期游学项目和“优秀学生‘文化交流营’”等活动的组织安排。
第九条 财务处负责对出国（境）学生学费和借款情况进行核实。
第十条 人力资源处负责对申请出国（境）的涉密学生情况进行核实。保密处负责对涉密、内控学生进行行前保密提醒，并对涉及保密工作人员进行监督指导。
第十一条 各相关部门应根据职责分工制订相应工作管理办法。
第三章 审批程序
第十二条 申请参加有选拔环节的短期公派出国（境）项目的学生和其他长期公派出国（境）项目须填写《哈尔滨工程大学学生公派出国（境）项目申请表》（附件 1，可从国际处网站下载）。有选拔环节的短期公派出国（境）项目由负责部门经过遴选和校内公示后，出具《哈尔滨工程大学学生公派出国（境）项目任务通知函》（模板见附件 2），指导被选拔的学生办理学校派出手续；长期公派出国（境）项目由教务处出具《哈尔滨工程大学学生公派出国（境）项目任务通知函》。
第十三条 学生持《哈尔滨工程大学学生公派出国（境）项目任务通知函》或国（境）外主办单位邀请函等材料同填写完毕的《哈尔滨工程大学学生公派出国（境）审批表》（附件 3，以下简称“《审批表》”，可从国际处网站下载）一起，到各相关部门进行审批。
第十四条 学生将其他各部门会签完毕的《审批表》原件送交国际处备案，持《审批表》复印件到相关部门办理签证用证明材料、借款、请假等手续。
第四章 学生管理
第十五条 各院系分管领导应做好出国（境）学生的管理工作，并指派教师（本科生为辅导员，研究生为导师）负责公派学生在国（境）外学习、交流期间的指导与联络工作。
第十六条 学生在国（境）外学习期间不享受公费医疗待遇，应根据所在国家（地区）要求选择医疗保险等医疗保障措施。
第十七条 学生在国（境）外学习期间应遵守所在国家、地区的法律法规和所在学校的校规校纪，注意维护学校声誉，正面宣传学校形象。
第十八条 学生完成公派任务后，应于返校 15 日内向项目负责单位、国际处和所在院系各提交一份“出访交流报告”，并到国际处取回《审批表》原件，完成表中“返校报到”栏后到相关部门办理核销手续。
第五章 附 则
第十九条 我校外籍学生需要办理公派出国（境）手续的，可参照本管理规定执行。
第二十条 出国（境）学生的学籍管理，按照学校关于本科生、研究生学籍管理的相关文件执行。
第二十一条 学校原相关规定与本规定不符的，以本规定为准。
第二十二条 本规定自公布之日起执行，由国际处负责解释。